Assurer l’accueil d’une structure

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La compétence

Définition

Ce module de formation s’inscrit dans la certification du Titre Professionnel de Secrétaire Assistante.

Cette activité constitue la partie « front office » du métier d’employé(e) administratif et d’accueil et s’exerce parallèlement aux différents travaux de secrétariat.

Interface entre la structure et les visiteurs, l’employé(e) administratif et d’accueil est le vecteur de l’image de la structure à l’externe comme à l’interne. Il(Elle) fournit un service de qualité en mettant ses compétences relationnelles au cœur de cette activité. Sourire, courtoisie, tact, patience et résistance nerveuse sont autant d’éléments essentiels pour l’exercer.

Il(Elle) organise son espace d’accueil pour accueillir, renseigner et orienter les visiteurs. En appliquant les procédures en vigueur, il(elle) filtre les accès aux différents espaces de la structure en vérifiant les identités si nécessaire. Il(Elle) assure simultanément le traitement des appels téléphoniques et la transmission des messages. Il(Elle) peut consulter et actualiser les agendas des collaborateurs en fonction des appels téléphoniques ou des visites.

En situation d’accueil, il est amené à répondre et à traiter, en temps réel, les demandes d’information d’interlocuteurs multiples et variés. Une bonne organisation est essentielle, tout comme la nécessité de se tenir informé de l’actualité de la structure ainsi que d’appréhender les limites de son rôle.

Il(Elle) utilise quotidiennement les équipements téléphoniques, les outils collaboratifs et la messagerie électronique ou instantanée en s’adaptant aux évolutions constantes de ces outils.

Où l’exercer ?

L’emploi de secrétaire assistant s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.

Prérequis

  • Maîtriser les savoirs de base (lecture, écriture, calculs de base)

Profil

  • Capacités d’adaptation, d’écoute
  • Capacités relationnelles, discrétion
  • Sens de l’organisation

Formations complémentaires

Une fois ce CCP validé, vous pouvez préparer le premier CCP en vue de l’obtention du titre de Titre Employé(e) Administratif et d’Accueil.

La Formation

Objectifs

Maîtriser les compétences nécessaires pour valider le certificat de compétences professionnelles.

Programme

Nous vous accompagnons et vous préparons aux modules du certificat :

CCP2 / Assurer l’accueil d’une structure

  • Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs.
  • Traiter les appels téléphoniques.
  • Répondre aux demandes d’informations internes et externes.

Certification

Formation validée par un certificat de compétences professionnelles du ministère chargé de l’emploi, inscrit au RNCP.

ÉpreuvesFormeDurée
Épreuve de SyntheseMise en situation écrite1H10min
Entretien TechniqueQuestionnement Oral15min

Le jury du titre est habilité par les « Unités territoriales » (UT) des DIRECCTE. Action Formation 81 est agréé centre d’examen, les épreuves se déroulent donc dans notre centre de formation.

Organisation/Pédagogie

Accessible en V.A.E,(contrat d’apprentissage et en contrat de professionnalisation à partir de 2020)

Coût

Sur demande: AF 81 s’engage à vous accompagner dans la recherche de solutions de financement auprès des organismes concernés (Pôle emploi, OPCO, Région, etc.).Nous consulter.

Public

Demandeurs d’emploi, salariés.
Nous consulter pour étudier votre situation.

Dates

Entrées possibles toute l’année

Nous vous invitons à télécharger le document PDF complet (CF: en haut de la page)  pour disposer de toutes les informations mais vous pouvez également nous contacter par téléphone ou par mail pour que nous puissions vous informer davantage.