Secrétaire assistant

Présentation du métier

L’emploi de secrétaire-assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaireassistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Le (la) secrétaire-assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe.

Il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.

Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales – achats et ventes – et le suivi administratif courant du personnel.

Il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il (elle) a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.

La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels.

Où l'exercer ?

L’emploi de secrétaire-assistant(e) s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.

Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

 

Les types d’emplois accessibles sont les suivants :

  • secrétaire
  • secrétaire administratif(ve)
  •  secrétaire polyvalent(e)
  • secrétaire généraliste
  • assistant(e) administratif(ve)
  • assistant(e) d’équipe
  • assistant(e) d’entreprise

Prérequis

  • bonne maîtrise de l’expression écrite et orale
  •  niveau CAP/BEP
  • connaissances de bases en bureautique

Profil

  • capacités d’adaptation, d’organisation et relationnelles
  • sens de l’initiative.

Objectif de la formation

Maîtriser les compétences nécessaires à l’exercice du métier de SECRETAIRE ASSISTANT(E) et valider un titre professionnel de niveau IV (équivalent au Baccalauréat) . Il s’agit d’un Diplôme du Ministère du Travail.

Programme de la formation

Nous vous accompagnons et vous préparons aux modules de certification présentés ci-dessous :

CCP1 / ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRÉTARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE

  • Produire des documents professionnels courants.
  • Rechercher et communiquer des informations.
  • Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
  • Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.
  • Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités

CCP2 / RÉALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIVERSES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

  • Assurer l’administration des achats et des ventes.
  • Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants.
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel.
  • Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.
Module :
  • Bureautique (selon les besoins) : remise à niveau et/ou perfectionnement : WORD, EXCEL, PowerPoint, Publisher
  • Outils numériques, sécurité des données et des informations
  • Sensibilisation au développement durable dans l’entreprise
  • Technique de recherche d’emploi
Accompagnement :
  • Accompagnement à la préparation du dossier professionnel
  • Préparation à l’examen (examen blanc – oral)

Certification

Formation validée par un titre professionnel du ministère chargé de l’emploi, inscrit au RNCP.

 

ÉPREUVES FORME DURÉE
Mise en situation professionnelle Mise en situation écrite 4H00
Mise en situation professionnelle Mise en situation orale (scénario téléphonique) 20min
Entretien technique 25 min
Entretien final Oral 15min

 

Le jury du titre est habilité par la DDETSPP du Tarn. Action Formation 81 est agréé centre d’examen, les épreuves se déroulent dans notre centre de formation.

Organisation - Pédagogie

ACCESSIBLE EN FORMATION CONTINUE, CPF, V.A.E, CONTRAT D’APPRENTISSAGE ET DE PROFESSIONNALISATION

Coût

SUR DEMANDE : AF 81 S’ENGAGE À VOUS ACCOMPAGNER DANS LA RECHERCHE DE SOLUTIONS DE FINANCEMENT AUPRÈS DES ORGANISMES CONCERNÉS (PÔLE EMPLOI, OPCO, TRANSITION PRO OCCITANIE, ETC.). NOUS CONSULTER.

Public

DEMANDEURS D’EMPLOI, SALARIÉS.

NOUS CONSULTER POUR ÉTUDIER VOTRE SITUATION.

Dates

ENTRÉES POSSIBLES TOUTE L’ANNÉE.

 

Nous vous invitons à télécharger le document PDF complet (CF : en haut de la page)  pour disposer de toutes les informations mais vous pouvez également nous contacter par téléphone ou par mail pour que nous puissions vous informer davantage.

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